Pojedini dokumenti o poslovanju firme po zakonu moraju da se čuvaju trajno, dok je neke dovoljno imati u arhivi samo nekoliko godina. Ako preduzeće ne čuva adekvatno poslovnu dokumentaciju, u zavisnosti od zakona koji uređuje određenu oblast može biti kažnjeno novčanim naknadama i do tri miliona dinara.
„Novčanom kaznom od 100.000 do tri miliona dinara kazniće se za privredni prestup pravno lice ako ne čuva računovodstvene isprave, poslovne knjige, finansijske izveštaje, godišnji izveštaj o poslovanju i revizorske izveštaje u rokovima i na način propisan Zakonom o računovodstvu. Novčanom kaznom od 100.000 do dva miliona dinara kazniće se za prekršaj pravno lice – obveznik ako ne čuva knjigu dnevnih izveštaja, kontrolnu traku, dnevni izveštaj i periodični izveštaj minimum tri godine. Za preduzetnike su propisane kazne značajno niže i kreću se od 50.000 do 500.000 dinara”, objašnjava za Biznis.rs direktorka jedne knjigovodstvene agencije Marija Đorđić.
Ona navodi da se u grupi dokumenata koje je potrebno trajno čuvati nalaze isplatne liste i analitičke evidencije zarada.
„Sva ostala dokumentacija spada u prvu grupu, čiji je rok čuvanja određen različitim propisima. Na primer, finansijski izveštaj (bilansi) čuvaju se 20 godina, dnevnik knjigovodstva, glavna knjiga i godišnji izveštaj o poslovanju 10 godina, a pomoćne knjige i dokumentacija na osnovu koje se u njima knjižilo (pre svega izlazni računi, ulazni računi i izvodi sa tekućeg računa) čuvaju se pet godina. Izuzetak su firme u PDV-a, koje dokumentaciju na osnovu koje je izrađen PDV obračun (pre svega izlazni i ulazni računi) moraju čuvati 10 godina“, naglašava Đorđić.
Takođe, propisan je i obavezan način čuvanja dokumentacije. Neka akta mogu se čuvati elektronski, dok se određeni dokumenti čuvaju u papirnom obliku.
„Čuvanje dokumentacije uređeno je prema vrstama dokumenata različitim propisima. Dokumenti se čuvaju u originalu, odnosno u obliku u kom su kreirani i ispostavljeni (papirnom ili elektronskom)“, navodi Đorđić.
Naša sagovornica napominje da na uvid dokumentaciju firme mogu da traže različiti inspekcijski organi prilikom vršenja kontrole poslovanja firme.
„Dokumentaciju je najpraktičnije sortirati i odlagati prema vrsti dokumenta. Mnoge firme dokumentaciju zavode po rednim brojevima, kako bi lakše pronašle traženi dokument, bilo za interne potrebe, bilo u slučaju eventaalne inspekcijske kontrole“, savetuje Marija Đorđić.
Podsetimo, početkom godine na snagu je stupio Zakon o arhivskoj građi kojim je rešeno pitanje zakonskog regulisanja zaštite arhivske građe i drugog dokumentarnog materijala.
Toma Bilić iz Centra za razvoj arhivskih tehnologija (CERAT) kaže da novi zakon uređuje sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslove i način korišćenja arhivske građe, organizaciju, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji. Pored toga propisuje obavezu privrednim društvima da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.
Tokom svog poslovanja, privredno društvo stvara dokumentarni materijal, koji zbog značaja svog sadržaja ima status arhivske građe. Arhivska građa se čuva kao celina – arhivski fond, a po isteku perioda od 30 godina od nastanka predaje se na čuvanje nadležnom javnom arhivu.
Vlasnici firmi biće u obavezi, prema novom Zakonu o arhivskoj građi, da obezbede sledeće:
Evidenciju, označavanje, klasifikaciju, datiranje i arhiviranje arhivske građe i dokumentarnog materijala
Da predaju arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom
Osiguraju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu
Vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu
Dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini
Pribave mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.)
Odaberu arhivsku građu i izdvajaju radi uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka
Omoguće ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala
Takođe, Zakon propisuje i obavezno postupanje u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem, a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Pratite nas i na društvenim mrežama:
Koje je tvoje mišljenje o ovoj temi?
Ostavi prvi komentar